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企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限编制方法(10号令解读之三)  ——保管期限表条目内容的细化
作者:国家档案局经科司  蔡盈芳  更新时间:2016-9-12

企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限编制方法(10号令解读之三)

——保管期限表条目内容的细化 


在上一期,《企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限编制方法(二)》中提出,文件材料归档范围和管理类档案保管期限表中要对“重要的”“一般的”进行细化,其中一种细化的方法是通过分析职责和其对应的业务流程来细化。本期介绍其他细化的方法,包括量化法和按职能细化法,尽可能采用量化词或具体内容来代替“重要的”“一般的”。

 一、细化标准

(一)时间标准

以时间为界限或主要因素来确定文件材料或档案的价值。如总结类文件材料中,“年度工作总结”比“半年工作总结”和“季度工作总结”价值高。如规划类文件材料,“中长期规划”比“短期规划”价值高。

(二)数量标准

将“重要的”、“一般的”转化为相应的重量、金额等数量。如“重要的”是指500万以上,“一般的”是指500万以下。如有可能“一般的”分别有“30年”和“10年”保管期限的,还应再细化。

(三)来源标准

以档案的形成者或形成领域来确定档案的价值。

1.以档案形成者的地位、级别、重要性确定档案的价值。

2.以档案是否本单位产生来确定文件材料价值。

3.在本单位制成文件中,具体的撰制者、制发机构对文件价值也有影响,领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构等制发的文件大多比较直接地反映本企业的基本情况,比较重要,价值高,因而选留的文件材料和保管期限长的文件。

 二、10号令附表中有关条目的具体量化方法

(一)6.1(会议)请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像

本条目细化可按照会议的层次或是会议文件材料的性质来细化,一般来说涉及企业经营、管理等的全局、间隔周期超过一年才召开一次的会议属重要会议,保管期限可划分为永久;每年都召开的公司级重要工作的专题性会议可划分为30年,一般会议划为10年。

(二)8有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料

本条目可以按照人员的职级来细分,如可将省部级以上人员的划为永久,司局级以下县级以上为30年,县级以下定为10年。具体划分时还须结合企业规模或层级来确定。如地、市级领导对中央企业总部来说可能是非重要人员,而对地、市级管辖企业可能是重要人员。知名人士还包括文艺界演职人员、社会活动家、学者等。

同一级别领导来企业视察也要根据其活动或内容区分重要程度,如为了解决本企业实际问题的视察为重要活动,形成文件材料应划为永久,如果仅做一般性检查或视察,文件材料可划为30年或10年。具体可细化为如下条目:

副省部级(含)以上领导干部的,副部级以下、处级以上(含)但为解决本企业具体问题做专题检查、视察、调研的  永久

副部级以下、处级以上(含)领导干部一般检查、视察、调研的,社会知名人士调研的  30

在执行本条款时,既要考虑上级领导级别,又要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度,具体情况具体分析,再确定保管期限。

(三)9本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示

 

企业可根据历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。如公司治理、资产处置、经营决策、改革改制、人事安排、薪酬待遇等属重要问题,应划分为永久保管。请示和批复事项影响时间,如批复事项对企业未来较长时期产生作用或影响,则划为永久;如在未来不长的时期内产生作用或影响,则划为30年。

无批复的请示按是否重要事项划分保管期限,一般划为10年,但如是重要事项应划分为30年。

(四)10本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料。

企业可参考并根据历年收到有关机关、上级主管单位的文件材料进行细化。划分原则如下:

上级有关机关、上级主管单位下发的有关本企业设立、变更等有关的文件材料、任免本企业负责人文件材料、资产处置决定文件材料、授予荣誉文件材料、针对本企业生产经营事项的文件材料应划分为永久。

上级有关机关、上级主管单位下发的与本单位产品、业务有关的而且需要办理的可划分为30年。

上级有关机关、上级主管单位普发性文件,本单位只作一般性传阅,不需具体办理的可划分为10年。

(五)11.4.2本企业签署的长期合同或协议及其补充件

可按合同金额来细化长期合同或协议。如可将50万元以上的合同、协议定为重要事项,划分为永久,50万元以下的合同、协议定为一般事项,划分为30年。具体金额应根据本企业实际情况确定。

(六)11.4.3本企业签署的短期合同或协议及其补充件

可按合同金额来细化短期合同或协议。

(七)11.5本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料

可按客户性质细化本条目文件材料。

(八)11.6本企业对外发布的公告、公示等文件材料

可按公告、公示内容涉及的事项进行细化。企业发布的公布一般涉及如下事项:招标、采购事项公告;人员招聘、任免事项公告;资本经营事项公告;法律声明公告;应急处理、公共关系声明公告;公开感谢信、获奖事项;启示事项、正式文件公布;代替企业年检的企业年报。

(九)12直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料

可按涉及的问题进行细化,如可作如下细化:关于资产处置问题的;关于干部任免问题的;关于生产经营问题的。

(十)13.6.4物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件,物资保管台账、出入库记录等

可按物资种类进行细化,同一类物资可按金额进一步细化。

 

(十一)13.10客户信息及资信调查文件材料

可按客户重要程度细化,如细化为“战略客户”和“非战略客户”,“机构客户”和“个人客户”等等。

(十二)15.2.10企业职工培训工作文件材料

可按职工层级或培训期的长短来细化,如细化为“中层以上干部培训文件材料”和“中层以下人员培训文件材料”,“培训期一周以上培训文件材料”和“培训期一周以下培训文件材料”,“国外培训文件材料”和“国内培训文件材料”,

(十三)15.6信访工作文件材料

可按问题的重要程度细化,如细化成“有领导批示的”和“无领导批示的”,文件材料较多的可按信访问题细化。

(十四)16.4.6党员学习教育等活动形成的文件材料

可按活动规模进行细化,如可细化为“中央发起的学习教育活动”和“本企业发动的学习教育活动”。

(十五)16.11.2民间团体活动过程形成的文件材料

可按民间团体性质、层次、规模进行细化。如细为“学术团体活动过程形成的文件材料”和“协会活动过程形成的文件材料”,“全国性民间团体活动过程形成的文件材料”和“区域性民间团体活动过程形成的文件材料”,“全委员活动过程形成的文件材料”和“专业委员会活动过程形成的文件材料”。

(十六)17.1企业接待工作计划、方案,重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等

可按来宾规格或级别进行细化,具体可参考条目8

(十七)17.6企业纪念、庆典活动文件材料

可按纪念、庆典活动的重要程度和规模进行细化。如可细化为“逢510周年的纪念庆典”和“非逢510周年的纪念庆典”。

三、10号令附表中档案保管期限需作调整的条目

(一)全部提升为永久保管期的条目

根据当前经济发展形势和要求,下列条目全部提升为永久保管,可不对“重要的”“一般的”进行细化,这些条目有:

13.3.5股票首次发行过程中形成的其他文件材料

23.3.6股票增发、配股文件材料

33.3.7增资扩股文件材料

43.3.8股权转让文件材料

53.3.9债权融资文件材料

63.4本企业股东、股权登记文件材料

73.5本企业融资工作中形成的其他文件材料

84.1.5本企业境外资产与产权权属文件材料

911.1本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的

1011.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料

1116.6.3违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料

四、10号令附表中需按内容细化的条目

下列条目下的“重要的”“一般的”不能进行量化细化,而应按职能的具体内容进行细化。

(一)15.5综合治理工作文件材料

综合治理工作一般包括治安、环境治理、交通等职能工作,每项职能工作应按制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化

(二)16.5企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料,民主党派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料

宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料,民主党派人员名单登记、活动记录等文件材料一般确定为永久;宣传统战工作计划可确定为30年;精神文明建设应作为一项独立职能进行处理,即制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化。

(三)16.9女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料

    应作为四项独立职能进行处理,即制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化。

(四)16.10共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料

应作为一项独立职能进行处理,即制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化,其中共青团组织发展、表彰先进、团费管理等文件材料一律确定为永久。

 

 


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